Właściwe zarządzanie czasem jest niezwykle istotne nie tylko dla dyrektorów czy menedżerów, lecz dla każdego z nas, gdyż w pełni pozwala wykorzystać czas przeznaczony na karierę zawodową oraz życie prywatne.
Czas jest pożytkiem ograniczonym w formacie ilościowym, który co więcej nie daje się cofnąć, składować, nie można go kupić, zwielokrotnić, nie daje się niczym zastąpić i nieustannie upływa.
Jak zarządzają czasem menadżerowie na świecie?
Jeżeli chodzi o zarządzanie czasem menadżerów, można wskazać bardzo wiele błędów. M. Hinzberg w Kanadziei W. Kieżun w Polsce przeprowadzili badania zarządzania czasem, z których wynika, że:
- Menadżerowie pracują zbyt długo (długość dnia pracy od 8,48 do 14,43 godzin dziennie zamiast 8 – 9 godzin), poświęcają na zebrania i narady aż 20 – 60% swojego czasu.
- Zbyt mało rutynowych zadań jest delegowanych do pracowników niższego szczebla, co prowadzi do przepracowania i często frustracji.
- Menadżerowie wykonują od 43 do 583 różnych czynności dziennie, zamiast 10 – 15. Skutkiem takiego błędnego zarządzania czasem jest brak koncentracji i spontaniczna skłonność do przepracowywania się. Menadżerowie często też ulegają naciskom zewnętrznym, co pogarsza efektywność ich pracy.
- Zaobserwowano też bardzo niski stopień świadomego planowania pracy przez menadżerów, czego wynikiem jest realizacja zaledwie 20% zaplanowanych czynności (powinno być 60 – 70%).
- Menadżerowie przyswajają zbyt wiele nieistotnych informacji, które nie są wcześniej odpowiednio selekcjonowane.
- Nakłady czasu przeznaczone na samokształcenie wynoszą jedynie 2 - 4%.
- Menadżerowie wolą spontaniczność i akcyjność działania zamiast zajmowania się poważnymi i zaplanowanymi działaniami.
Szkolenie skierowane jest do osób na dowolnych stanowiskach, które czują, że nie mają dość silnej woli, by konsekwentnie trzymać się tego, co zaplanowały oraz do tych, którzy nie planują w ogóle. Od większości ludzi zajmujących się biznesem nieustannie wymaga się poświęcenia czasu i uwagi wykonywanej pracy. Szkolenie pozwala rozwijać sprawdzone umiejętności z zakresu zarządzania czasem opierając się na funkcjonalnych systemach planowania.
Założenia, cele i korzyści ze szkolenia:
Praktycy zarządzania sobą w czasie odkryli zestaw sposobów na to, by umysł działał jak najsprawniej podczas realizacji wybranych celów. Uwolnij umysł od zbierania informacji, przypominania o dziesiątkach spraw i zobowiązań. Wykorzystaj zewnętrzny system produktywnego zarządzania rzeczami, które masz do zrobienia. Twój umysł jest narzędziem do wydajnej koncentracji na ważnych sytuacjach wydarzających się tu i teraz. Wykorzystaj najpraktyczniejsze zasady, prawa i wskazówki efektywnego działania. Możesz w pełni dopasować sprawdzone, gotowe rozwiązania do własnych potrzeb!
- To szkolenie łączy w sobie rozwiązania kilku najefektywniejszych metodologii zarządzania czasem i osiągania większej produktywności
- Najlepsze z rozwiązań sprawdzonych przez praktyków zajmujących się time management na całym świecie
- Nauczysz się pełnego systemu mnożącego Twoją wydajność i zestawu gotowych do wdrożenia strategii efektywniejszego wykonywania zadań przybliżających do Twoich celów
- Sztuka efektywności jest kluczem do osiągnięcia wszystkiego innego
- Możesz wykorzystać tyle z przekazanych sposobów i metod, ile zechcesz Każdy przekazany element zwiększy Twoją produktywność!
- Zauważ – nie zarządzasz czasem, ale swoimi wyborami w życiu

Jeśli chcesz:
- Zobaczyć jak to, co masz do zrobienia zrobić skuteczniej, efektywniej, produktywniej
- Częściej doświadczać najowocniejszych momentów w swoim działaniu, skupić się na tym, co w twojej pracy ma największą wartość
- Nauczyć się najlepszych z praktycznych rozwiązań zarządzania czasem i sobą w czasie
- Odciążyć i uwolnić myśli od zmartwień, pamiętania o tym, co trzeba zrobić – dzięki systemowi dostosowanemu do twoich autentycznych potrzeb
- Zrozumieć, jak i gdzie tracisz co dzień czas, gdy przecieka ci przez palce i jak rzeczywiście przestać go tracić
- Ogarnąć całość zadań do wykonania tak, by pozwolić umysłowi bezstresowo skupić się na tym, co masz właśnie tu i teraz do zrobienia
- Nauczyć się skutecznie tworzyć pożądane nawyki i stawiać właściwe, motywujące cele
- Wykorzystać najważniejsze zależności, wskazówki i prawa efektywnego działania w czasie
- Zobaczyć, w jaki sposób nie odkładać ważnych spraw na potem, jak nie odwlekać zrobienia tego, co należy po prostu zrobić…
PROGRAM SZKOLENIA:
1. Techniki zarządzania zadaniami wykorzystujące najnowszą wiedzę o specyfice pracy różnych obszarów mózgu:
- Poznasz uniwersalne rozwiązania, techniki i triki zwiększania wydajności, porządkowania przestrzeni i usprawnień informatycznych, dowiesz się:
- Jak możesz uwolnić od kilku do aż kilkudziesięciu godzin w tygodniu przy większym zadowoleniu?
- Jak czytać szybciej?
- Jak pracować wydajniej i przyjemniej?
- Jak uporządkować miejsca, w których żyjesz?
- Jak mieć więcej energii?
- Jak w końcu przerwać odkładanie na jutro i nauczyć się od razu przystępować do działania?
- Opanujesz techniki umożliwiające wykonywanie pożądanych zadań dokładnie wtedy, kiedy zaplanujemy to zrobić
- Rozwiniesz świadomość czasu i odczujesz jak możesz ją pogłębiać:
- Opanujesz techniki zwiększające świadomość zarządzania walutą czasu
- Jak pozbyć się działań kradnących cenny czas?
- Opanujesz techniki kończenia niechcianych działań, czyli sposoby na pozbycie się „złodziei czasu”
2. Cztery style zarządzania czasem – prawdziwy rozwój produktywności, efektywności i wydajności:
- Co charakteryzuje produktywne zarządzanie czasem?
- Zyskasz świadomość dwóch wymiarów produktywności: efektywności i wydajności
- Zrozumiesz, jak możesz wykorzystać wszystkie podejścia do filozofii time-management:
- Konkretne, najpraktyczniejsze rozwiązania ze wszystkich stylów time-management
- Połączysz wizjonerskie podejście top-down (od ogółu do szczegółu) i systemowe bottom-up (od szczegółu do ogółu)
- Nauczysz się, jak być prawdziwie produktywnym:
- Rozpoznasz i rozwiniesz własny styl zarządzania czasem:
- Jak najlepiej spożytkować własne silne strony i jak najskuteczniej poradzić sobie z wyzwaniami?
- Rozwiniesz perspektywę ustalania celów i zwiększysz kontrolę nad strumieniem spraw bieżących:
- Nauczysz się, jak opanować chaos, znaleźć więcej czasu na sprawy naprawdę ważne i jak wreszcie odciążyć głowę
- Dowiesz się, jak można zmieścić nawet cztery godziny w ciągu jednej - jednocześnie czując większy relaks
- Filozofia ciągłego ulepszania zarządzania zadaniami:
- David Allen i Getting Things Done
3. Trzy filary skutecznego działania, czyli Twoje cele tworzące kilka(dziesiąt) osobistych projektów składających się z następnych działań:
- Jak najskuteczniej zorganizować swoją pracę?
- Na czym polega podejście systemowe do time-management?
- Którymi elementami w zarządzaniu czasem możesz tak naprawdę zarządzać?
- Podstawowe jednostki pracy: triada celu, projektu i następnego działania
- Poznasz uniwersalne myślenie projektowe w codziennej praktyce:
- Jak zarządzać dziesiątkami Twoich projektów (które najprawdopodobniej nie są jeszcze zebrane i zdefiniowane, przez co na razie obciążają Twoją głowę)
- Nauczysz się korzystać z dwóch podstawowych pytań w zarządzaniu czasem:
- Co konkretnie chcę osiągnąć (cel) i jak to konkretnie zrobić (relacja projektu i następnego działania)
- Jak odróżniać projekty od następnych działań?
- Praktyczne metody wydajniejszego zarządzania strumieniem zadań
4. Wykorzystanie zasady Pareto 80/20:
- Nauczysz się osobistej analizy Pareto (wraz z rzadko wyjaśnianymi jej elementami)
- Zapoznasz się z negatywną analizą Pareto i z pozytywną analizą Pareto
- Poznasz paradoks Jigoro Kano i moc upraszczania:
- Zobaczysz, jak dzięki zasadzie Pareto mniejszym nakładem sił osiągać lepsze wyniki
- Zobaczysz, jak możesz wykorzystać dźwignię zasady Pareto 80/20, by rozwinąć prawdziwą produktywność:
- Dowiesz się, jak zidentyfikować kluczowe 20% na podstawie swoich celów
5. Zarządzanie priorytetami i definiowanie celów:
- Jak zamieniać zamiary na cele? Definiowanie indywidualnych celów metodą SMART:
- Jak skutecznie tłumaczyć cele zespołu na jasno sformułowane cele osobiste
- Zarządzanie priorytetami metodą ćwiartek ważne-pilne, czyli co powiedział światu Stephen Covey:
- Unikalne połączenie ćwiartek ważne-pilne z zasadą Pareto i prawem Parkinsona
- Przeanalizujesz złodziei czasu:
- Przeanalizujesz, przez które dokładnie działania ludzie często tracą cenny czas i jak mogą go wreszcie odzyskać?
- Cybernetyczna metoda efektywnego określania celów:
- Więcej niż klasyczny SMART dzięki wykorzystaniu technik teorii systemów
6. Wykorzystanie prawa Parkinsona:
- Zauważysz, jak najinteligentniej wybierać działania do zrobienia tu-i-teraz:
- Zobaczysz, na czym polega synergiczne działanie prawa Parkinsona i zasady Pareto
- Dowiesz się, jak uniknąć stresu dzięki zarządzaniu sobą w czasie:
- Zrozumiesz, jak tworzyć równowagę eustresu i dystresu poprzez zarządzanie pobudzeniemPoznasz metodę produktywnego zarządzania terminami:
- Nauczysz się techniki pracy w odcinkach czasowych
7. System Getting Things Done Davida Allena (GTD) jako najlepsze praktyki korzystania z narzędzi zarządzania czasem:
- Nauczysz się sporządzać odpowiednio skategoryzowane listy spraw do zrobienia:
- Dogłębnie zaznajomisz się z dwoma najskuteczniejszymi systemami, czyli listą zamkniętą w zapisie dziennym wraz z listami dodatkowymi (system DIT/ZTD) oraz w pełni elastyczne listy kontekstowe
(system GTD)
- Zobaczysz, jak możesz wreszcie skutecznie uwolnić głowę od martwienia się zalewem spraw:
- By zwiększyć koncentrację na właśnie tym zadaniu, któremu teraz chcesz poświęcić uwagę
- Doświadczysz, na czym polega najefektywniejsza kolejność działań w zarządzaniu codziennym strumieniem dziesiątek konkretnych zadań:
- Doświadczysz, w jaki sposób oczyścić i skoncentrować umysł poprzez zewnętrzny system, który martwi się za ciebie
- Poznasz najlepsze praktyki korzystania z narządzi zarządzania czasem:
- W tym poznasz najlepsze praktyki korzystania z kalendarza, by już nie musieć przepisywać zadań z dnia na dzień
8. Uniwersalny strumień pracy – podejście systemowe:
- Działanie w koncentracji:
- Sekret najskuteczniejszej metody pracy – jak zwiększyć moc skupienia?
- Gromadzenie:
- Strategia zbierania niedokończonych spraw, co pozwoli uwolnić głowę i przestać martwić się rzeczami do zrobienia
- Skrzynka spraw przychodzących jako fundament zarządzania zadaniami
- Analiza:
- Pięć podstawowych decyzji „co to jest” i „co z tym zrobić” wobec tego, co zostało zebrane
- Dwa bieguny zasady Pareto 80/20
- Dzienna lista:
- Jak zaplanować dzień? Esencja rewolucyjnego systemu Do It Tomorrow Marka Forstera i Zen To Done Leo Babauty
- Najprostsza implementacja systemu produktywności, w oparciu o Najważniejsze Do – Zrobienia i listę zamkniętą (closed list)
- Harmonizacja rozwiązań systemowych z programami obsługi poczty na przykładzie Microsoft Outlook
- Pełny system list systemu Getting Things Done:
- Serce najelastyczniejszego systemu zarządzania czasem
- Jak zarządzać zadaniami w praktyce? Lista projektów, lista następnych działań, lista kiedyś/być może, lista delegowanych/oczekiwanych i właściwe korzystanie z kalendarza
- Konteksty – jak najefektywniej wykonywać następne działania?
- Przeglądy:
- Jak wprawić system zarządzania czasem w życie?
9. Jak z powodzeniem wdrożyć wybrany nawyk?
- Dowiesz się, jak najskuteczniej pozbyć się niechcianych zachowań
- Oraz w jaki sposób najskuteczniej wdrożyć nowy pożądany nawyk
10. Najlepsze praktyki zarządzanie e-mailami:
- Poznasz metodę „Inbox Zero” służącą do zwiększenia wydajności (i spokoju) pracy z pocztą
- Posiądziesz triki zwiększające wydajność pracy z e-mailami
Dowiesz się jak zastosować metodologię GTD do zarządzania napływem e-maili
